WSPÓŁPRACA Z PUBLICZNYMI  INSTYTUCJAMI KULTURY

Urzędy, biura, jednostki, dyrekcje i podobnie nazywane instytucje publiczne, to jednostki administracji, które realizują cele i zadania państwa, określone w ustawach i innych aktach prawnych. Państwo posiada cele i zadania także w obszarze kultury. Realizowane są one na szczeblu centralnym ("dla całego kraju"), w szczególności poprzez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a także na szczeblu lokalnym - w określonym województwie, powiecie i gminie. Do realizacji celów i zadań państwa mogą być ponadto powoływane dodatkowe jednostki - są nimi państwowe (gdy działają na szczeblu centralnym) oraz samorządowe instytucje kultury, takie jak teatry, opery, operetki, filharmonie, orkiestry, instytucje filmowe, kina, muzea, biblioteki, domy kultury, ogniska artystyczne, galerie sztuki oraz ośrodki badań i dokumentacji w różnych dziedzinach kultury. Organ je tworzący - MKiDN lub jednostki samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo) wyposaża je w środki finansowe na funkcjonowanie. Szczegółowy sposób funkcjonowania danej instytucji kultury określa ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, a także statuty tych instytucji.

Wydatkowanie środków publicznych następuje wyłącznie w procedurach przewidzianych przez przepisy prawa. Podstawową z tych procedur wprowadza ustawa Prawo zamówień publicznych, której celem jest zapewnienie, aby za środki publiczne były nabywane usługi, towary i roboty budowlane w możliwie najlepszej cenie i jakości. Temu służą zapisy dotyczące konkurencyjności, równego traktowani i jawności postępowań w sprawie udzielenia zamówień publicznych. Ustawy nie stosuje się jednak we wszystkich przypadkach. Jej przepisy zawierają szereg wyłączeń, z których najistotniejsze dotyczy szacowanej kwoty zamówienia. Jeśli instytucja publiczna szacuje, że kwota zakupu będzie niższa niż 130 000 zł nie jest zobowiązana do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Nie oznacza to jednak, że nie musi w tym zakresie stosować żadnych przepisów. Wciąż zobowiązana jest bowiem do stosowania art. 44 ustawy o finansach publicznych, w szczególności celowego, gospodarnego i oszczędnego wydatkowania środków, w sposób zapewniający terminowość realizacji zadań. Aby zagwarantować właściwą koordynację i nadzór nad wydatkami poniżej 130 000 zł, organy publiczne najczęściej wprowadzają własne, wewnętrzne procedury, mające najczęściej postać regulaminu.

Drugie z istotnych wyłączeń stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczy dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności. Z przepisem tym związany jest art. 214 ust. 1 pkt. 2 PZP, zgodnie z którym z wolnej ręki, a więc z pominięciem postępowania przetargowego, wolno udzielać zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielenia zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej.

Powyższe przepisy zostały przywołane, aby wskazać na cel tego wyłączenia ustawowego. Dotyczy ono przede wszystkim artystów i wykonawców, gdyż świadczone przez nich usługi mają charakter indywidualny, tylko określony artysta może wykonać swój program, zatem prowadzenie postępowania obejmującego możliwość konkurencji różnych wykonawców nie jest celowe. Innymi słowy, publiczne instytucje kultury mają pełne prawo wybrać artystę czy wykonawcę, który wystąpi podczas realizowanej przez nie imprezy, zgodnie z własną oceną. Innymi słowy, instytucja kultury ma prawo sama, według własnego uznania, wybrać artystów i wykonawców występujących podczas organizowanej przez nią imprezy. Nie dotyczy to jednak czynności, które mogą być wykonane przez wielu wykonawców, np. techniki estradowej, ochrony imprezy, transportu gości i uczestników, czy dostarczania żywności. Zamówienia na tego typu usługi pojawiają się w publikowanych ogłoszeniach.

Ogłoszenia o zamówieniach publicznych można znaleźć w internecie. Niestety, zajmuje to sporo czasu, dlatego warto korzystać z subskrybcji mailowych z informacjami o ogłoszeniach. Oferują je zarówno dostawcy prywatni - odpłatnie, ale można także skorzystać z darmowej usługi udostępnionej na portalu zamówień publicznych. Ponadto, zamówienia których szacowana kwota nie przekracza 130 000 zł, realizowane ze środków unijnych, publikowane są na stronie bazy konkurencyjności.

O ile znalezienie właściwego ogłoszenia i wzięcie udziału w postępowaniu, w sytuacji w której obowiązują wyłączenia od stosowania ustawy, może być trudne, to procedura zamówień publicznych pozwala na znalezienie informacji o planowanym zamówieniu sporo wcześniej, zanim jeszcze zacznie być procedowane. Instytucje publiczne mają obowiązek publikowania  na swoich stronach internetowych planu zamówień publicznych na kolejny rok kalendarzowy. Przeglądając plany można pozyskać informacje, które pomogą w złożeniu oferty lub skontaktowaniu się w jej sprawie z właściwymi osobami ze znacznym wyprzedzeniem, co w niektórych sytuacjach pomaga w zdobyciu zamówienia publicznego, nawet gdy odbywa się z wyłączeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Tematyka dofinansowań i grantów jest obszerna, a jej szczegółowe omówienie zdecydowanie przekracza ramy niniejszego artykułu. Stąd też ograniczamy się do kluczowych  informacji. Dofinansowania i granty, ze względu na źródło środków, można podzielić na międzynarodowe, krajowe i prywatne.

Najbardziej znane fundusze międzynarodowe, z których pochodzą granty i dofinansowania, to przede wszystkim środki unijne oraz tzw. fundusze norweskie. Niestety, na moment publikacji niniejszego artykułu, środki dostępne w ich ramach zostały wyczerpane i trudno powiedzieć, czy i kiedy środki te zostaną uruchomione. W obu przypadkach umożliwienie skorzystania z nich jest zależne od przestrzegania standardów związanych z praworządnością i przestrzeganiem praw człowieka, do czego w przypadku Polski, instytucje międzynarodowe mają zastrzeżenia. Warto jednak śledzić sytuację, gdyż przeznaczona dla Polski kwota, na którą złoży się nie tylko nowy budżet UE, ale też Plan Odbudowy Europy, ma być rekordowo wysoka.

Największym i najbardziej znany fundusz krajowy, z którego można pozyskać dofinansowanie do działalności w zakresie kultury, jest w dyspozycji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. MKiDN corocznie, zazwyczaj z początkiem listopada, ogłasza konkursy grantowe z różnych dziedzin kultury i sztuki. Korzystać z nich mogą nie tylko publiczne instytucje kultury, ale też przedsiębiorcy i podmioty trzeciego sektora. Uzyskanie dofinansowania jest skomplikowane od strony formalnej. W szczególności należy dokładnie wskazać, na co zostaną wydatkowane pozyskane środki, w jakim celu, a także czy cel ten jest zgodny z wytycznymi ministerstwa ustalonymi dla danego programu. Dlatego też, zwłaszcza przy wnioskach bardziej skomplikowanych, obejmujących większe kwoty, przygotowanie wniosku na ostatnią chwilę, już po ogłoszeniu konkursów w danym roku, może być bardzo trudne. Zazwyczaj wymaga to większej ilości czasu i pracy, a przez to poniesienia ich kosztów. Aby nie stanowiło to bariery dla mniejszych podmiotów, które mogą nie dysponować środkami na przygotowanie wniosku, przewiduje się "granty na granty" - specjalne środki które przeznaczone są wyłącznie na ten cel. Należy też pamiętać, że dużej części programów grantowych (niemal we wszystkich, gdy o dofinansowanie ubiega się przedsiębiorca) dofinansowanie obejmuje jedynie część kwoty (40-80%), resztę należy dołożyć samemu lub wykazać, z jakich źródeł zewnętrznych będą pochodzić. 

Istnieją również dofinansowania do działalności kulturalnej, które oferują podmioty prywatne. Można tu wymienić np. Katowice Miasto Ogrodów czy Fundację Tauron. Ich plusem jest odformalizowana procedura, natomiast zazwyczaj pozwalają na pozyskanie niższych kwot, niż z funduszy publicznych oraz są skierowane do organizacji trzeciego sektora - stowarzyszeń, fundacji, a także artystów i twórców indywidualnych.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie reguluje formy współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi. Należą do nich m.in. stowarzyszenia, fundacje, spółdzielnie socjalne, ale także, pod pewnymi warunkami spółki kapitałowe. Istotą organizacji pozarządowych jest brak działania w celu osiągnięcia zysku i przeznaczenie całości dochodów na realizację celów statutowych. To nie znaczy, że organizacje pozarządowe nie mogą prowadzić działalności gospodarczej oraz odpłatnej działalności pożytku publicznego. Mogą, z tym tylko że nadwyżki przychodów nad kosztami (dochód) z ich prowadzenia musi  trafiać do organizacji pozarządowej. W NGO nie można, tak jak w spółkach kapitałowych, wypłacać zysku wspólnikom (np. fundatorom). Mogą być oni jednak zatrudnieni, bądź wykonywać osobistą pracę na rzecz organizacji pozarządowej na innej podstawie, przy czym, w przypadku organizacji pożytku publicznego, ustawa przewiduje limit wysokości wynagrodzenia. Prowadzenie działalności gospodarczej w formie organizacji pozarządowej, w szczególności fundacji, jest częstym przypadkiem w branży kulturalnej i rozrywkowej, właściwym dla przedsięwzięć o mniejszej skali. Starając się uniknąć ograniczeń, które nakłada forma prawna organizacji pozarządowej, w wielu przypadkach korzystne jest też dodatkowe prowadzenie działalności gospodarczej. Dodatkowym argumentem za utrzymywaniem tego typu podwójnej - organizacja pozarządowa i jednoosobowa działalność gospodarcza - jest to, że NGO mogą startować w wielu konkursach grantowych oraz otrzymywać wyższe kwoty dofinansowania (np. 80% zamiast 40%) niż przedsiębiorcy. 

Art. 5 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie wymienia sposoby współpracy z organizacjami pozarządowymi. Mają one zarówno charakter konsultacyjno-informacyjny, jak również wsparcia finansowego i rzeczowego. Do ustawowych trybów wsparcia, w ramach którego organizacje pozarządowe mogą pozyskać środki finansowe, można zaliczyć: (1) zlecanie zdań publicznych w konkursie lub poza konkursem, (2) uzyskanie pożytku publicznego oraz (3) umowy zawierane w związku z uzyskaniem dofinansowań i grantów. Ponadto organizacje pozarządowe mogą otrzymać wsparcie bezgotówkowe (np. w postaci użyczenia sprzętu lub lokalu) w trybie inicjatywy lokalnej.

O dofinansowaniach i grantach mowa była powyżej. Skupmy się więc w pierwszej kolejności na zleceniu zadań publicznych. Rodzaje zadań publicznych określa art. 4 ust. 1 ustawy, który wymienia  bardzo wiele rodzajów działalności, ale wśród nich również działalność na rzecz kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego. Jeśli jednostka samorządu terytorialnego (dowolnego szczebla - a więc gminnego, powiatowego i wojewódzkiego) uzna, że nie ma możliwości samodzielnego wykonywania jednej z działalności wymienionych w ustawie, lub potrzebuje w tym wsparcia, może to zlecić organizacji pozarządowej, przyznając odpowiednie środki finansowe. Dzieje się to w formie konkursu, w którym mogą startować NGO. 

Zazwyczaj jednak organy samorządu nie widzą wiele potrzeb w zakresie kultury i sztuki. Jednakże, zgodnie z art. 12 ustawy, organizacje pozarządowe mogą z własnej inicjatywy złożyć wniosek o realizację zadania publicznego, także takiego, które jest realizowane dotychczas w inny sposób. Po jego otrzymaniu organy samorządu mają obowiązek wypowiedzenia się w ciągu miesiąca, czy przyznają wnioskowane środki, a także w jakim trybie to nastąpi - trybie konkursu lub pozakonkursowym. Tryb konkursowy, o którym już wspomniano, umożliwia udział w nim innych potencjalnych wykonawców. Na ogół dzieje się to jednak rzadko, ogłoszenia są publikowane wyłącznie w biuletynie informacji publicznej, gdzie dociera niewiele osób, a zadanie publiczne, które planowane jest do realizacji wyspecyfikowane w taki sposób, aby mogła je wykonać tylko jedna organizacja - ta która składała wniosek o jego realizację. Tryb pozakonkursowy jest metodą szybszą, polega na tym, że organ wykonawczy (wójt, burmistrz, prezydent) może przyznać organizacji pozarządowej kwotę do 10 000 zł z pominięciem konkursu ofert. Przygotowanie takiego wniosku nie jest trudne, a procedura nie jest mocno sformalizowana. Dlatego też tryby te są często wykorzystywane do finansowania kultury, sportu, czy innych inicjatyw, mających "społeczny" charakter.

Po spełnieniu dodatkowych warunków, określonych w ustawie, organizacja pozarządowa może nabyć status organizacji pożytku publicznego. Z tym wiąże się możliwość otrzymywania 1% podatku dochodowego osób fizycznych, przekazywanego na te organizacje. Jest to metoda, z której wiele organizacji czerpie środki na swoje funkcjonowanie. Wypłaty z tytułu 1% dokonywane są przez Urząd Skarbowy do końca lipca za rok poprzedni. Istnieje jednak sporo dodatkowych warunków związanych z funkcjonowaniem organizacji pożytku publicznego. Ich celem jest w szczególności zapewnienie, aby pozyskane w ten sposób sumy służyły realizowaniu działalności publicznie przydatnej, a nie generowana zysków dla osób prywatnych. 

Czy instytucja publiczna może "dofinansowywać" wydarzenia kulturalne zawierając umowy sponsoringu? Nie jest to wykluczone, jednakże aby odbywało się zgodnie z prawem wymaga zachowania kilku istotnych warunków. Po pierwsze, należy zastanowić się nad zastosowaniem prawa zamówień publicznych, a więc zasadniczo rozpisania postępowania, w którym może uczestniczyć wielu oferentów. W niektórych przypadkach, zwłaszcza przy niższych kwotach, prawa zamówień publicznych nie stosuje się. Po drugie, sponsoring nie może służyć ominięciu innych ustawowych trybów, w których przyznaje się dofinansowanie. Wydaje się, że zasadniczo łatwiejsze i bezpieczniejsze prawnie jest pozyskanie środków w ramach zlecenia wykonania zadania publicznego, polegającego na organizacji imprezy kulturalnej, niż zawierać umowę sponsorską, a tym bardziej wszczynać postępowanie w sprawie zamówienia publicznego. Po trzecie, jeśli w danym przypadku nie ma innej możliwości niż sponsoring, to należy pamiętać o tym, że jest to umowa zakładająca świadczenie z obu stron. To znaczy, że sponsor - w tym przypadku jednostka samorządu terytorialnego bądź jej organy pomocnicze - muszą również otrzymywać dokładnie wskazane w umowie świadczenie promocyjne. Co więcej, aby nie narazić się na zarzut niegospodarności, świadczenie to musi być w ekwiwalentne, to w szczególności znaczy, że sponsorowany nie może uzyskać niewspółmiernie dużo środków w stosunku do tego, co wykonuje w ramach promocji. Wartość promocji i marketingu być może nie jest policzalna co do złotówki, natomiast istnieje wiele czynników, który pozwala na oszacowanie w jakich ramach powinna się mieścić.

Współpraca z publicznym sektorem kultury to nie jest to, co większość przedsiębiorców w branży chciałaby robić. Nie ma to za wiele wspólnego z wielkimi gwiazdami, wyprzedanymi koncertami ani genialnymi show. To raczej praca na dokumentach, najczęściej dosyć skomplikowana i żmudna, oraz - co dla wielu jest najmniej wygodne - która stawia w pozycji proszącej czy domagającej się pomocy, którą organy publiczne albo udzielą albo nie. Patrząc z drugiej zaś strony, wobec kryzysów takich jak epidemia covid-19, wsparcie publiczne okazuje się bardzo ważne dla utrzymania ciągłości działalności w branży kultury i rozrywki. Wydaje się więc, że ten element - współpraca z publicznym sektorem kultury - jest dlatego ważny, stanowi pewne zabezpieczenie na wypadek, gdy działalność rynkowa - z różnych powodów - zawodzi. 

Przynajmniej jednokrotne przebrnięcie przez mechanizmy administracyjne związane z pozyskiwaniem środków wydaje się ważne dla wielu organizacji działających w kulturze, przynajmniej na początkowym etapie działalności. Oczywiście chodzi tu o pozyskanie środków na działanie, które umożliwią konkurencję rynkową. Ale nie tylko. Przygotowywanie wniosku o dofinansowanie wymaga najczęściej wykonania pewnej pracy myślowej, związanej ze strukturą wniosku. Wypełniając jego kolejne rubryki trzeba dokładnie sprecyzować swój pomysł na działanie i wykorzystanie środków, wskazać świadczone usługi, to czy będą przynosić przychody i w jakiej spodziewanej wartości, a także uzasadnić, dlaczego wnioskodawca uważa, że tak stanie się rzeczywiście oraz czy spełnia to cele określone w programie dofinansowania. Samo to pozwala na inne, bardziej precyzyjne i skoncentrowanie na rozwój, myślenie o działalności w branży kulturalnej.