DOKUMENTACJA ZWYCZAJNEGO ZGROMADZENIA WSPÓLNIKÓW SPÓŁKI Z O.O.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z mocy przepisów prawa powinno odbywać się przynajmniej raz w roku. Celem zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki,  sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków. Podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólnicy spółki z o.o. podejmują uchwałę o podziale między sobą zysków osiągniętych przez spółkę w poprzednim roku obrotowym, lub też o sposobie pokrycia jej straty.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. jest zwoływane przez zarząd, który zawiadamia wspólników za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. W zawiadomieniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane (art. 238§1 KSH). W wyjątkowych przypadkach zwyczajne zgromadzenie wspólników może być zwołane także przez inne organy niż zarząd. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231§1 KSH). Wspólnicy mogą udzielić innej osobie pełnomocnictwa do ich reprezentowania na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. Członkowie zarządu i pracownicy spółki nie mogą być pełnomocnikami wspólników na zgromadzeniu (art. 243§3 KSH).

Przed zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zarząd powinien przygotować sprawozdanie finansowe spółki z o.o. oraz sprawozdanie z działalności sp. z o.o.  Na podstawie art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zarząd zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego i przedstawia je do zatwierdzenia zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. Sprawozdaine finansowe spółek z o.o., prowadzących działalność w większym rozmiarze (w rozumieniu art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy) przed zatwierdzeniem musi być poddane badaniu przez biegłego rewidenta. W praktyce, zazwyczaj zarząd "zapewnia" sporządzenie sprawozdania finansowego w taki sposób, że zleca jego przygotowanie księgowości. Zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy o rachunkowości, spółka powinna zapewnić wspólnikom możliwość zapoznania się ze sprawozdaniem finansowym oraz sprawozdaniem z działalności nie później niż na piętnaście dni przed datą zgromadzenia wspólników, na którym ma zostać zatwierdzone.

Podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólnicy sp. z o.o. podejmują uchwałę w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego i sprawodania z działalności. Zatwierdzenie sprawozdań ma przede wszystkim znaczenie dla wewnętrznej organizacji spółki z o.o. W ten sposób wspólnicy, którzy są "współwłaścicielami" spółki, bo wnoszą do niej majątek, wyrażają, że akceptują to, co z ich majątkiem robiły inne osoby - członkowie zarządu. Dlatego też, oprócz zatwierdzenia sprawozdań, wspólnicy głosują także nad udzieleniem absolutorium każdemu z członków zarządu, wyrażając w ten sposób, że zgadzają się z czynnościami, jakie dana osoba wykonywała w poprzednim roku obrotowym, dzialając jako członek zarządu. Jeżeli w spółce powołane są inne organy, ich wspólnicy powinni udzielić absolutorium także ich członkom. 

Podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być podjęte także inne uchwały. W szczególności, jeżeli sprawozdanie finansowe wykazuje stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zgromadzenie wspólników powinno podjąć uchwałę o dalszym istnieniu spółki z o.o. (art. 233 KSH).  W sprawach nieobjętych porządkiem obrad, wskazanym w zawiadomieniu o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały (art. 239 KSH). Istotne znaczenie ma też przepis art. 240 KSH, zgodnie z którym: Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Na tej podstawie możliwe jest zorganizowanie zgromadzenia wspólników sp. z o.o. bez jego formalnego zwoływania, np. gdy wspólnicy to dwie czy trzy osoby pracujące razem, które nie mają potrzeby wysyłania sobie formalnych zawiadomień o planowanym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Zwyczajne zgromadzenie wspólników i zapadłe na nim uchwały powinny zostać zaprotokołowane. Protokół powinien zawierać elementy określone w art. 248§2 KSH. 

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zarząd składa do sądu rejestrowego sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności spółki, a także odpis uchwał wspólników, które je zatwierdzają, w terminie 15 dni od daty zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Niektóre spółki mają również obowiązek składania do sądu innych dokumentów, w szczególności sprawozdania biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego lub sprawozdania dotyczącego zrównoważonego rozwoju spółki. Dokumenty składane są wyłącznie elektronicznie z wykorzystaniem elektronicznego Repozytorium Dokumentów Finansowych. Zgłoszenie jest bezpłatne.