WSPÓLNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA POWIERZONE MIENIE

Pracownicy odpowiadają za powierzone im przez pracodawcę mienie pracodawcy na zasadach określonych w art. 114 - 127 Kodeksu Pracy. Przepisy te odnoszą się zasadniczo do trzech zagadnień: (1) odpowiedzialności pracownika względem pracodawcy za szkody wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy; (2) odpowiedzialność pracownika za szkody względem osób trzecich; (3) odpowiedzialność za szkody w mieniu pracodawcy.

Przepisy Kodeksu Pracy dotyczące odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy dotyczą wyłączeni przypadków, w których pracownik wyrządził szkodę nieumyślnie. W przypadku, gdy pracownik wyrządził winę umyślnie (tj. celowo), zasady jego odpowiedzialności regulują przepisy kodeksu cywilnego. Gdy pracownik wyrządził szkodę nieumyślnie (w skutek niedbalstwa czy lekkomyślności), przepisy Kodeksu pracy stanowią, że maksymalna kwota odszkodowania, której może domagać się pracodawca od pracownika nie może przewyższyć trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 KP). Pracownik odpowiada w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę, zatem odpowiedzialność za utracone korzyści jest wyłączona. Przykładowo, pracownik może odpowiadać za skodę w postaci naprawy maszyny produkcyjnej, ale nie za nieobsłużonych klientów w czasie jej przestoju. Prawo pracy nie pozwala na przenoszenie ryzyka biznesowego pracodawcy (przedsiębiorcy) na pracowników, nawet w przypadku, gdy czynności wiążące się z powstaniem takiego ryzyka wykonują bezpośrednio pracownicy (art. 117 par. 2 KP).

W przypadku szkód wyrządzonych przez pracowników osobom trzecim podczas wykonywania obowiązków służbowych, obowiązek ich naprawy ciąży w pierwszej kolejności wyłącznie na pracodawcy. Pracodawca może jednak domagać się od pracownika zwrotu wypłaconego odszkodowania, jednakże, w przypadku nieumyślności, jedynie w granicach trzykrotnego wynagrodzenia (art. 120 KP). Za osoby trzecie należy uznać również innych pracowników zatrudnionych przez tego samego pracodawcę.

W obu przypadkach, zarówno odpowiedzialności za szkody wyrządzone pracodawcy, jak również roszczeń związanych z naprawieniem przez pracodawcę szkody wyrządzonej osobie trzeciej, to na pracodawcy ciąży obowiązek udowodnienia w postępowaniu wszystkich przesłanek, które warunkują możliwość pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności majątkowej. Przesłanki te to: (1) naruszenie obowiązków pracowniczych, (2) wina pracownika, (3) wyrządzenie i rozmiar szkody, (4) związek przyczynowy między naruszeniem obowiązków pracowniczych, a powstaniem szkody.

Do odpowiedzialności za mienie powierzone przez pracodawcę pracownikowi mają zastosowanie omówione już przepisy Kodeksu Pracy, w tym art. 119, który ustanawia ograniczenie odszkodowania do trzykrotności wynagrodzenia pracownika. Innymi słowy, nawet w przypadku szkody znacznych rozmiarów, np. uszkodzenia kosztownego urządzenia, pracownik nie będzie zobowiązany do zwrotu pracodawcy kosztów naprawy lub wymiany urządzenia w kwocie wyższej, niż trzykrotność wynagrodzenia. Zabezpieczeniem ryzyka niepowetowanych strat w mieniu jest powierzenie go pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się (art. 124 KP). Sprawia to, że odpowiedzialność pracownika nie jest nieograniczona kwotowo. Za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia się, pracownik ponosi odpowiedzialność w pełnej wysokości. Co więcej, w przypadku tego typu powierzenia zmianie - korzystnej z punktu widzenia pracodawcy - ulega ciężar dowodu w ewentualnym postępowaniu. Pracodawca musi wykazać wyłącznie, że mienie zostało prawidłowo powierzone, a także fakt i rozmiar powstałej szkody. Wina pracownika opiera się na domniemaniu faktycznym, pracownik może je obalić, ale to on, a nie pracodawca musi wykazać się aktywnością procesową w tym zakresie, w szczególności przedstawić odpowiednie dowody.

Art. 124 Kodeksu pracy wskazuje, że mieniem powierzonym z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się mogą być pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze. Jest to katalog otwarty, to znaczy, że pracownikowi można powierzyć także innego rodzaju przedmioty, niż wymienione w tym przepisie. Powierzenie mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się jest często stosowane w sprzedaży detalicznej (sklepach, stoiskach handlowych, aptekach), usługach, magazynowaniu, czy zakładach produkcyjnych. Przede wszystkim należy rozważyć je wszędzie tam, gdzie pracownicy przyjmują opłaty za towar lub świadczone usługi - mieniem powierzonym z obowiązkiem wyliczenia się wówczas są pieniądze. Pracownik przyjmuje pieniądze w imieniu pracodawcy i musi się z nich wyliczyć, zgodnie z zaksięgowaną sprzedażą - wydanymi produktami lub wykonanymi usługami. 

Powierzenie mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się może mieć charakter indywidualny (jednemu pracownikowi) lub grupowy (kilku pracownikom, zatrudnionym w jednym miejscu). Prawo nie reguluje szczegółowych zasad indywidualnego powierzenia mienia. W praktyce, zazwyczaj jest ono poprzedzone inwentaryzacją, podczas której określa się rodzaj i ilość powierzanych przedmiotów (np. liczbę i rodzaje produktów w sklepie, stany magazynowe), a także stan kasy, jeśli nie jest zerowy. Pracownik, który uczestniczył w inwentaryzacji lub zapoznał się i zaakceptował jej wyniki, kwituje przyjęcie majątku oraz zobowiązuje do jego zwrotu w stanie nie gorszym, niż wynikający ze zwyczajnego użycia, lub też wyliczenia się, np. okresowego przedstawiania raportów dotyczących sprzedaży i stanów magazynowych.

Nieco inaczej wygląda powierzenie mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się grupie pracowników. Kwestię tą reguluje - oprócz art. 125 Kodeksu pracy - także Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. Zgodnie z jego przepisami, łączne powierzenie mienia może nastąpić u każdego pracodawcy, w zakładzie pracy, lub jego części takiej jak np. sklep, punkt handlowy, placówka, czy stoisko, określane przez Rozporządzenie jako "miejsce powierzenia mienia". 

Powierzenie mienia z obowiązkiem wyliczenia się grupie pracowników wymaga zawarcia umowy z pracownikami.  Zawarcie umowy musi być poprzedzone przeprowadzeniem inwentaryzacji z udziałem pracowników, którzy mają być nią objęci lub osób przez nie wyznaczonych. Pracodawca powinien zapewnić pracownikom możliwość zgłaszania uwag związanych z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być zawarta na piśmie, pod rygorem nieważności. Z jej treści musi wynikać, że wskazana w umowie grupa pracowników przyjmuje na siebie wspólną odpowiedzialność za wskazane mienie, znajdujące się w miejscu powierzenia. Dochowanie wymogów wskazanych w Rozporządzeniu jest bardzo istotne. Przyjmuje się, że nieprawidłowe (niezgodne z prawem) powierzenie mienia jest bezskuteczne (tzn. stosuje się ograniczenie z art. 119 KP), a zarzut taki częstą metodą obrony w postępowaniach sądowych.

Przyjęcie wspólnej odpowiedzialności za mienie powierzone to nie tyko rozszerzenie obowiązków wobec pracodawcy, ale także tworzy pewną więź wzajemnie między pracownikami, którzy przyjmując wspólną odpowiedzialność, wzajemnie pilnują się, wiedząc że szkoda wyrządzona przez jednego z pracowników, obciąży także pozostałych. Dlatego też dla pracowników bardzo istotne jest z kim będą dzielić odpowiedzialność, czy są to osoby, którym można zaufać. Stąd też prawo przewiduje, że pracownik ma prawo odmówić zawarcia umowy o wspólnej odpowiedzialności majątkowej (można ją zastąpić indywidualnym powierzeniem mienia), także w przypadku każdej zmiany składu osobowego wspólnie zobowiązanych, a także możliwość jej wypowiedzenia, bez jednoczesnego wypowiadania umowy o pracę i odstąpienia od niej. Podobną rolę pełnią przepisy, które ograniczają ilość osób, które mogą być ponosić wspólną odpowiedzialność (w żadnym wypadku nie więcej niż 24 osoby) - zbyt duża ich liczba uniemożliwiałaby wzajemną kontrolę.

Powierzenie mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się grupie, a nie indywidualnemu pracownikowi, jest uzasadnione z kilku przyczyn. Po pierwsze, pozwala dopasowanie odpowiedzialności do struktury stanowisk w przedsiębiorstwie. W umowie o wspólnej odpowiedzialności pracowników można określić, w jakiej części każdy z pracowników ponosi odpowiedzialność za szkodę. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych (np. kierownik placówki handlowej czy usługowej) zazwyczaj ponoszą odpowiedzialność w szerszym zakresie, w węższym zaś - pracownicy nad którymi sprawuje zwierzchnictwo zawodowe. Po drugie, zobowiązanie większej liczby osób ma znaczenie dla skutecznej ściągalności odszkodowania. W przypadku zasądzenia wysokiej kwoty od pojedynczego pracownika może się okazać, że nie posiada on majątku wystarczającego dla zapłaty odszkodowania w pełnej kwocie. Egzekucja komornicza wówczas będzie przynajmniej częściowo nieskuteczna. Grupa pracowników, wspólnie odpowiedzialnych za mienie, daje szansę na bardziej skuteczne dochodzenie roszczeń, gdyż zabezpiecza je majątek kilku osób, zazwyczaj w większym rozmiarze, niż jednostki. 

Powierzenie mienia pracownikowi lub ich grupie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się jest dozwolonym prawnie sposobem wyłączenia ograniczenia odpowiedzialności do trzykrotności wynagrodzenia, o którym mowa w art. 119 Kodeksu pracy. W ten sposób pracodawcy ograniczają ryzyko nadużyć i niepowetowanych strat w mieniu powierzonym pracownikom, które intensyfikuje się w licznych branżach, w tym usługach i handlu konsumenckim na stanowiskach wiążących się z obsługą kasy, czy magazynu. Prawidłowe powierzenia mienia pracownikowi wymaga ścisłego przestrzegania przepisów prawa pracy, w przeciwnym razie będzie traktowane jako bezskuteczne. Względy praktyczne mogą przemawiać za wspólnym powierzeniem mienia grupie pracowników, na podstawie pisemnej umowy z nimi zawarte.