Embedded Files
BLOG WE LAW YOU 7/(24)/22. DATA PUBLIKACJI: 11/03/2022 AUTOR: Bartłomiej Kobyliński
ZARZĄDZANIE DANYMI OSOBOWYMI KANDYDATÓW DO PRACY ORAZ WSPÓŁPRACY BYWA WYZWANIEM DLA PRACODAWCÓW ZE WZGLĘDU NA ZRÓŻNICOWANE FORMY ZATRUDNIENIA, ZAKRESU INFORMACJI NIEZBĘDNYCH DO OCENY KANDYDATA, CZY ZAANGAŻOWANIA PODMIOTÓW ZEWNĘTRZNYCH, ŚWIADCZĄCYCH USŁUGI WSPARCIA REKRUTACJI. DLATEGO PRZYGOTOWALIŚMY KRÓTKI ARTYKUŁ, KTÓRY PORZĄDKUJE WIEDZĘ O NAJBARDZIEJ ISTOTNYCH ZAGADNIENIACH DOTYCZĄCYCH PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PODCZAS REKRUTACJI.
Sposób zarządzania danymi osobowymi kandydatów do pracy zależny jest w szczególności od:
charakterystyki stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja - zastosowanie określonych przepisów związanych z ochroną danych osobowych wiąże się zarówno z podstawą zatrudnienia - czy jest to umowa o pracę, kontrakt cywilnoprawny, lub też innego typu umowa - ale także z zakresem informacji, których pozyskanie jest niezbędne, w celu oceny jego kwalifikacji i przydatności do pracy. To zaś mocno wiąże się z branżą działalności przedsiębiorcy, w tym również wymaganiami dotyczącymi kwalifikacji zawodowych, które zazwyczaj również stanowią dane osobowe.
podmiotu prowadzącego rekrutację - czy prowadzona jest przez przedsiębiorstwo samodzielnie, czy też korzysta ono z usług agencji zatrudnienia lub innych podwykonawców, obsługujących całość lub część procesów związanych z pozyskaniem pracownika.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY
Podstawowym aktem prawnym, który reguluje zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy jest Kodeks pracy, a ściślej - artykuły 22(1) - 22(3). Zanim jednak przejdziemy do szczegółowej analizy tej przepisów, należy zwrócić uwagę, że Kodeks pracy odnosi się zasadniczo do osób zatrudnionych na umowę o pracę. W przypadku innych podstaw prawnych czynności zbliżonych do wykonywania pracy, w szczególności umów cywilnoprawnych, kontraktów B2B i innych, przepisów Kodeksu pracy nie stosuje się. Nie zwalnia to jednak ze stosowania przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO). W tym kontekście przepisy Kodeksu pracy, stosowane do rekrutacji, w której oferowane jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, należy rozumieć jako pewne uszczegółowienie RODO. W przypadku rekrutacji na stanowiska, na których oferowane są inne formy współpracy, niż umowa o pracę, nie stosuje się uszczegółowienia z Kodeksu pracy, a jedynie przepisy ogólne RODO.
W praktyce zarządzania przetwarzaniem danych osobowych w organizacjach oferujących elastyczne formy zatrudnienia, oparte o zróżnicowane podstawy prawne, znacznie bardziej efektywne jest posługiwanie się jest jednym standardem polityki prywatności, dla kandydatów, niezależnie od podstawy prawnej ich ewentualnego zatrudnienia, która może się zmieniać w trakcie rekrutacji. Aby spełniała ona wszelkie wymogi prawne, dla każdego stanowiska, konieczne jest przyjęcie najwyższego możliwego standardu, a więc również przepisów Kodeksu pracy.
Art. 22(1) Kodeksu pracy upoważnia pracodawcę do żądania od kandydata danych takich jak imię (imiona) i nazwisko; data urodzenia i dane kontaktowe. Jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (a więc w zasadzie na większości prac, oprócz tych, które nie wymagają żadnych kwalifikacji), pracodawca może żądać od kandydata danych o wykształceniu, kwalifikacjach oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Przepis ten należy odczytywać m.in. w kontekście art. 13 ust. 2 pkt e RODO, tj. dane o których mówi art. 22(1) Kodeksu Pracy są wymogiem ustawowym niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacji, a odmowa ich podania skutkuje konsekwencją braku uwzględnienia kandydata w procesie rekrutacji. To ważne ze względu na uniknięcie zarzutów nierównego traktowania w zatrudnieniu w związku z odmową podania danych, o czym mowa poniżej.
Zakres danych wskazanych w art. 22(1) Kodeksu pracy jest dosyć wąski, w trakcie procesów, w tym rozmów, rekrutacyjnych kandydaci często ujawniają zdecydowanie więcej informacji, tak z inicjatywy własnej, jak również odpowiadając na pytania zadawane przez rekruterów i pracodawcę. Dlatego też ustawodawca w art. 22(1a) Kodeksu pracy przewidział możliwość prawną przetwarzania takich danych, na podstawie zgody kandydatów udzielonej zgodnie z przepisami RODO. Podanie tych danych nie jest obowiązkiem kandydata, a brak zgody lub jej wycofanie nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla osoby, której dane dotyczą, a zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Naruszenie tego przepisu może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu, o którym mowa w art. 18(3d) Kodeksu pracy.
Art. 22(1b) Kodeksu pracy umożliwia pracodawcom przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych kandydatów, a więc (art. 9 RODO) danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Przetwarzanie takich danych możliwe jest jednak wyłącznie, gdy zostały przekazane z inicjatywy kandydata do pracy. Co oznacza, że podczas rekrutacji nie powinny pojawiać się pytania mogące doprowadzić do ujawnienia szczególnych kategorii danych osobowych.
Przetwarzanie przez pracodawcę danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, jest zakazane. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której przepisy szczególne, określające wymagania dla poszczególnych zawodów, nakładają wymogi w tym zakresie, w szczególności poprzez złożenie zaświadczenia o niekaralności z KRK.
W końcu nie można też zapomnieć też o zasadzie minimalizacji danych osobowych (art. 5 ust. 1 pkt c RODO), obowiązku ograniczania ich zakresu wyłącznie do niezbędnego celu.
PRZETWARZANIE DANYCH KANDYDATÓW POWIERZONYCH PRZEZ AGENCJE ZATRUDNIENIA
PRZETWARZANIE DANYCH KANDYDATÓW POWIERZONYCH PRZEZ AGENCJE ZATRUDNIENIA
Realizacja obowiązków związanych z zarządzaniem danymi osobowymi zależy od podmiotu prowadzącego rekrutację. Jeśli całość procesów z nią związanych wykonuje własnymi siłami przedsiębiorca poszukujący pracownika, obowiązki ciążą wyłącznie na nim. W praktyce jednak część z nich jest przekazywana agencjom zatrudnienia, w tym działającym w formie aplikacji internetowych, a także innym podmiotom wspierającym procesy rekrutacyjne. Treść umowy z podwykonawcą powinna określać sposób przekazywania informacji o kandydatach, w tym także kwestie związane z zarządzaniem ich danymi osobowymi.
Należy oczekiwać, że administratorem danych osobowych kandydatów polecanych pracodawcy będzie agencja zatrudnienia. Na tym zasadniczo polega jej działalność w tym zakresie - odpowiednim zarządzaniu danymi, przez dopasowywanie kandydatów i pracodawców. W takim układzie pracodawca będzie przetwarzał dane kandydatów jako podmiot przetwarzający (zgodnie z art. 28 RODO), co wymaga włączenia do umowy z agencją postanowień, o których mowa w ust. 3 tego przepisu. Są to przede wszystkim zapisy określające przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, zobowiązania co do wykonywania praw takich osób, a także do zachowania poufności, stosowania środków bezpieczeństwa, oraz innych obowiązków i praw administratora.
Postanowienia umowy, w oparciu o które agencja zatrudnienia przygotowuje klauzule zgód na przetwarzanie danych oraz polityki prywatności przekazywane potencjalnym kandydatom, mają kluczowe znaczenie względem tego, jakie dane i w jaki sposób może przetwarzać pracodawca. Zgoda kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych zazwyczaj obejmuje cele rekrutacji, rozumiane również jako przekazanie danych potencjalnym pracodawcom. Jeśli kandydat nie zostanie przyjęty do pracy, zasada minimalizacji wymaga, aby jego dane osobowe zostały usunięte, o ile nie zachodzą odrębne przypadki uzasadniające dalsze przetwarzanie. Zastrzeżenie umowne o konieczności usunięcia danych osobowych kandydata w przypadku braku zatrudnienia jest też korzystne dla agencji, zapobiegając nieuczciwym praktykom związanym z zawieraniem umów z kandydatami z pominięciem agencji.
Jeśli pracodawca zdecyduje zatrudnić poleconego przez agencję kandydata, konieczne jest dodatkowe przekazanie mu informacji o zasadach przetwarzania jego danych osobowych, gdyż zgoda udzielona agencji obejmuje cele rekrutacji, zasadniczo odmienne od celów polegających na realizacji obowiązków związanych z zatrudnieniem lub inną formą współpracy pracodawcy z kandydatem. Zapisy w tym przedmiocie zazwyczaj są elementem umów zawieranych z (współ)pracownikami.
PODSUMOWANIE
PODSUMOWANIE
Przetwarzanie danych osobowych kandydatów jest tylko jednym z licznych obszarów związanych z pracownikami, w których konieczne jest podejmowanie czynności związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i zgodności z prawem. Ze względu na znaczną liczbę osób, których dane dotyczą, zapewnienie zgodności przetwarzania danych osobowych w procesach rekrutacji odbywa się często przy wsparciu narzędzi i metod elektronicznych. W tym zakresie zastosowanie znajdują przede wszystkim elektroniczne formularze, wraz z właściwymi klauzulami informacyjnymi, odsyłające do dokumentów dotyczących zasad przetwarzania danych osobowych. Ponadto, przy korzystaniu z osób trzecich, wykonujących niektóre czynności związane z rekrutacją nie można zapomnieć o konieczności powierzenia danych w formie pisemnego instrumentu prawnego, o których mowa w art. 28 ust. 3 RODO. Wszystkie te dokumenty wymagają wzajemnego dopasowania, tak aby stanowić spójny, logiczny system ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie.
Potrzebujesz wsparcia prawnego w rekrutacji pracowników?
Potrzebujesz wsparcia prawnego w rekrutacji pracowników?
Każda sprawa wymaga indywidualnej oceny prawnika. Artykuły publikowane na blogu mają charakter informacyjny, a ich treści nie należy traktować jako porady prawnej, lub świadczenia usług prawnych w jakikolwiek inny sposób. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za szkody mogące wynikać z zastosowania zamieszczonych na blogu treści, bez uprzedniej konsultacji i omówienia sprawy z prawnikami Kancelarii. Treść artykułów na blogu wyraża opinie i przekonania ich autorów i nie powinna być poczytywana jako oficjalne stanowisko Kancelarii.
Report abuse